คำตอบสั้น
แนวทางลดเวลาค้นหาเอกสารราชการด้วย e-Document และ AI สำหรับ อปท. ตั้งแต่จัดโครงสร้างจัดเก็บ กำหนดสิทธิ์เข้าถึง จนถึงวิธีเริ่มนำร่องอย่างปลอดภัย
เวลาที่หายไปกับการค้นหาเอกสารราชการมักไม่ได้เกิดจากเอกสารหาย แต่เกิดจาก ไม่มีโครงสร้างจัดเก็บและชื่อเรื่องที่ค้นได้ ทางแก้จึงเริ่มที่การจัดระเบียบการจัดเก็บก่อน แล้วจึงให้ AI ช่วยค้นหาและสรุปประเด็นจากเอกสารที่จัดเก็บอย่างเป็นระบบ โดยเจ้าหน้าที่ยังตรวจสอบกับเอกสารต้นฉบับก่อนใช้อ้างอิงเสมอ
ปัญหาที่พบบ่อยในงานเอกสารของ อปท.
เอกสารของหน่วยงานท้องถิ่นมักอยู่หลายที่พร้อมกัน ทั้งแฟ้มกระดาษในห้องเก็บเอกสาร ไฟล์สแกนในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเจ้าหน้าที่แต่ละคน และไฟล์ที่ส่งต่อกันในกลุ่มแชท เมื่อต้องการหาเรื่องเดิมที่เคยดำเนินการไว้ จึงต้องอาศัยความจำของเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในตอนนั้น
ผลที่ตามมาคือการทำงานสะดุดเมื่อมีการโยกย้ายตำแหน่ง งานตอบข้อหารือหรือตรวจสอบย้อนหลังใช้เวลานาน และเจ้าหน้าที่ต้องทำเรื่องซ้ำเพราะไม่รู้ว่าเคยมีแนวทางเดิมอยู่แล้ว
จัดโครงสร้าง e-Document ให้ค้นเจอ
- ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นได้ อย่างน้อยควรมีวันที่ ประเภทเอกสาร กองที่รับผิดชอบ และเรื่องย่อ เช่น วันที่-หนังสือภายนอก-กองช่าง-ขออนุญาตก่อสร้าง
- กำหนดหมวดจัดเก็บตามงาน ไม่ใช่ตามคน โฟลเดอร์ควรสะท้อนประเภทงานของหน่วยงาน เพื่อให้เจ้าหน้าที่คนใหม่เข้าใจได้โดยไม่ต้องถาม
- สแกนเป็นไฟล์ที่ค้นข้อความได้ เอกสารที่สแกนเป็นภาพอย่างเดียวจะค้นไม่เจอ ควรผ่านการแปลงข้อความเพื่อให้ระบบค้นหาทำงานได้
- กำหนดสิทธิ์เข้าถึงตั้งแต่ต้น ระบุว่าเอกสารชุดใดเปิดให้ทุกกองเข้าถึง และชุดใดมีข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องจำกัดสิทธิ์
AI ช่วยตรงไหนในงานเอกสาร
เมื่อเอกสารถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบแล้ว AI ช่วยได้ในสามเรื่องหลัก ได้แก่ ค้นหาเอกสารจากคำถามภาษาธรรมดาแทนการเดาชื่อไฟล์ สรุปสาระสำคัญของหนังสือหรือระเบียบฉบับยาวให้เห็นประเด็นเร็วขึ้น และช่วยร่างบันทึกข้อความตั้งต้นโดยอ้างอิงเรื่องเดิมที่เคยดำเนินการ
สิ่งที่ AI ไม่ควร ทำคือการสรุปแล้วนำไปใช้อ้างอิงโดยไม่เปิดเอกสารต้นฉบับ การตีความระเบียบเป็นข้อยุติ และการเข้าถึงเอกสารที่หน่วยงานยังไม่ได้กำหนดสิทธิ์ไว้ ทุกคำตอบต้องย้อนกลับไปยังไฟล์ต้นทางได้เสมอ เพื่อให้ตรวจสอบได้เมื่อมีข้อสงสัย
เริ่มนำร่องอย่างปลอดภัย 3 ขั้นตอน
- เลือกเอกสารชุดเดียวที่ใช้บ่อยที่สุด เช่น หนังสือเวียนหรือคู่มือการปฏิบัติงาน แล้วจัดโครงสร้างและตั้งชื่อใหม่ให้ครบเฉพาะชุดนั้นก่อน
- ทดสอบด้วยคำถามจริงจากหน้างาน ใช้คำถามที่เจ้าหน้าที่ถามกันบ่อย แล้วเทียบว่าค้นเจอเร็วขึ้นจริงหรือไม่ พร้อมบันทึกเวลาที่ใช้ก่อนและหลัง
- กำหนดผู้ดูแลและรอบปรับปรุง ระบุผู้รับผิดชอบจัดเก็บของแต่ละกอง รอบตรวจสอบสิทธิ์เข้าถึง และแนวปฏิบัติว่าข้อมูลประเภทใดห้ามนำเข้าเครื่องมือ AI
การเริ่มจากเอกสารชุดเดียวที่จัดระเบียบเรียบร้อยให้ผลเร็วกว่าการสแกนทุกแฟ้มพร้อมกัน แนวทางนี้ต่อยอดไปสู่การวาง workflow ทั้งหน่วยงานได้ตามแนวทางของ บริการ AI Automation สำหรับ อปท.
คำถามที่พบบ่อย
ต้องสแกนเอกสารเก่าทั้งหมดก่อนหรือไม่
ไม่ต้อง ให้เริ่มจากเอกสารที่ยังใช้อ้างอิงในงานปัจจุบัน เช่น ระเบียบที่บังคับใช้อยู่และเรื่องที่ยังดำเนินการค้าง ส่วนเอกสารเก่าที่ไม่ถูกเรียกใช้ ให้ทยอยจัดเก็บตามลำดับความจำเป็น
ข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารจัดการอย่างไร
ต้องกำหนดสิทธิ์เข้าถึงให้เฉพาะเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง และไม่นำเอกสารที่มีข้อมูลระบุตัวตนไปใส่ในเครื่องมือ AI ที่หน่วยงานยังไม่มีนโยบายรองรับ หากจำเป็นต้องใช้ ให้ปิดบังข้อมูลระบุตัวตนก่อน
บทสรุป
การลดเวลาค้นหาเอกสารราชการเริ่มที่โครงสร้างการจัดเก็บและการตั้งชื่อที่ค้นได้ แล้วจึงให้ AI ช่วยค้นหาและสรุป โดยเจ้าหน้าที่ยังตรวจกับต้นฉบับเสมอ เริ่มจากเอกสารชุดเดียวที่ใช้บ่อยที่สุดจะเห็นผลเร็วที่สุด
อ่านต่อ: ออกแบบจุดส่งต่องานอย่างไรให้ข้อมูลไม่ตกหล่นระหว่างกองงาน และ Checklist ความปลอดภัยข้อมูลก่อนนำ AI มาใช้กับงาน อปท.
