ทักษะ AI สำหรับบุคลากร อปท.: งานที่ยังใช้กระดาษ และจุดที่ควรเปลี่ยนก่อน

สำรวจภูมิทัศน์งานเอกสารใน อปท. จากกระดาษสู่ไฟล์ที่กระจัดกระจาย

ในภารกิจประจำวันขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) บุคลากรต้องเผชิญกับปริมาณงานเอกสารมหาศาล ตั้งแต่วาระการประชุม บันทึกข้อความ หนังสือรับ-ส่ง ร้องเรียนร้องทุกข์ ไปจนถึงเอกสารสิทธิ์และโครงการจัดซื้อจัดจ้าง เอกสารเหล่านี้จำนวนมากยังคงอยู่ในรูปแบบกระดาษ หรือหากเปลี่ยนเป็นดิจิทัลแล้ว ก็มักจัดเก็บกระจัดกระจายอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โฟลเดอร์ที่จัดหมวดหมู่ไม่เป็นระบบ หรือแชตกลุ่มภาพในแอปพลิเคชันส่งข้อความ

ภาวะเอกสารกระจัดกระจายนี้สร้างภาระซ้ำซ้อนแก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ทำให้กระบวนการค้นหาข้อมูลใช้เวลานาน มีความเสี่ยงสูงที่เอกสารสำคัญจะสูญหาย และอาจนำไปสู่ความผิดพลาดในการส่งต่อข้อมูลระหว่างกองงาน การนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้ามาประยุกต์ใช้ จึงไม่ใช่เรื่องของการทดแทนการทำงานของมนุษย์ แต่เป็นการสร้างทักษะใหม่เพื่อช่วยให้บุคลากรจัดการงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

“การปรับเปลี่ยนสู่ดิจิทัลใน อปท. ไม่ใช่การยกเลิกกระดาษในทันที แต่คือการเลือกเปลี่ยนกระบวนการที่มีภาระงานสูงและมีความเสี่ยงข้อมูลตกหล่นก่อนเป็นอันดับแรก”

เกณฑ์การจัดลำดับความสำคัญ: จุดไหนควรประยุกต์ใช้ AI เป็นอันดับแรก

การเริ่มต้นใช้ AI ในองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นไม่จำเป็นต้องทำพร้อมกันทั้งองค์กร ผู้บริหารและหัวหน้าส่วนราชการควรพิจารณาจากเกณฑ์ประเมินสองมิติหลัก คือ ภาระงานที่ทำซ้ำ (Workload Volume) และ ความเสี่ยงในการสูญหายหรือล่าช้าของข้อมูล (Data Loss Risk)

• งานที่มีภาระงานสูงและมีความเสี่ยงต่ำ (Quick Wins): เช่น งานร่างหนังสือตอบรับ งานสรุปรายงานการประชุมสั้นๆ และงานจัดหมวดหมู่เอกสารรับแจ้งปัญหา งานเหล่านี้ควรได้รับการปรับเปลี่ยนก่อน เนื่องจากสร้างผลงานเชิงบวกได้รวดเร็วและไม่กระทบต่อข้อกฎหมายร้ายแรง
• งานที่มีความซับซ้อนและมีความเสี่ยงสูง: เช่น งานตรวจสอบคุณสมบัติในโครงการจัดซื้อจัดจ้าง หรืองานตรวจทานกฎระเบียบเฉพาะทาง ควรใช้ AI เป็นเพียงเครื่องมือช่วยคัดกรองเบื้องต้น โดยต้องมีบุคลากรตรวจสอบความถูกต้องในขั้นตอนสุดท้ายเสมอ

เมื่อจำแนกงานตามเกณฑ์ดังกล่าว จะช่วยให้ อปท. สามารถวางแผนการฝึกอบรมบุคลากรได้อย่างตรงจุด ลดความต้านทานต่อการเปลี่ยนแปลง และประหยัดทรัพยากรในการดำเนินงาน

3 จุดยุทธศาสตร์ที่ อปท. ควรเริ่มเปลี่ยนกระบวนการทำงานทันที

จากการสำรวจภารกิจของบุคลากรท้องถิ่น พบว่ามี 3 กระบวนการหลักที่ยังพึ่งพาการคีย์ข้อมูลและการอ่านเอกสารกระดาษจำนวนมาก ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่คุ้มค่าที่สุดในการนำ AI เข้ามาช่วย

1. งานร่างหนังสือราชการและบันทึกข้อความประจำวัน: บุคลากรสามารถใช้ AI ช่วยในการยกร่างโครงสร้างหนังสือตามแบบฟอร์มสารบรรณ โดยใส่รายละเอียดสำคัญลงไป เพื่อให้ AI ประมวลผลออกมาเป็นภาษาทางการที่ถูกต้องตามระเบียบ ช่วยลดเวลาในการครุ่นคิดคำศัพท์และรูปแบบการเขียน

2. งานสรุปรายงานการประชุมและเรื่องร้องเรียน: รายงานการประชุมที่มีความยาวหลายสิบหน้า หรือข้อร้องเรียนจากประชาชนที่มีรายละเอียดกระจัดกระจาย สามารถใช้ AI สรุปประเด็นสำคัญ สกัดเอาเฉพาะข้อสั่งการ กำหนดเวลา และผู้รับผิดชอบ ทำให้ผู้บริหารอ่านเข้าใจได้ง่ายและอนุมัติต่อได้รวดเร็ว

3. งานสกัดและจัดหมวดหมู่ข้อมูลเอกสาร: การแปลงข้อมูลจากเอกสารสแกนหรือภาพถ่ายให้อยู่ในรูปแบบตารางหรือหมวดหมู่ที่ค้นหาง่าย AI สามารถช่วยอ่านและจัดกลุ่มประเภทข้อมูลเบื้องต้น ลดขั้นตอนการป้อนข้อมูลด้วยมือของผู้ปฏิบัติงาน

กรอบการใช้ AI อย่างปลอดภัย: ความเป็นส่วนตัวและการตรวจทานผลลัพธ์

แม้ AI จะมีประสิทธิภาพสูง แต่การประยุกต์ใช้ในหน่วยงานภาครัฐจำเป็นต้องอยู่ภายใต้กรอบความปลอดภัยและหลักธรรมาภิบาลอย่างเคร่งครัด ทักษะสำคัญที่บุคลากร อปท. ต้องมีควบคู่กับการใช้ AI คือ ความตระหนักรู้ด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)

• ข้อห้ามสำคัญในการนำเข้าข้อมูล: ห้ามคัดลอกข้อมูลส่วนบุคคล Sensitive Data เช่น เลขประจำตัวประชาชน ข้อมูลสุขภาพ ข้อมูลบัญชีธนาคาร หรือเอกสารชั้นความลับของทางราชการ เข้าสู่ระบบ AI สาธารณะโดยเด็ดขาด
• หลักการ Human-in-the-Loop: ผลลัพธ์ที่เกิดจาก AI ต้องผ่านการตรวจทานและยืนยันความถูกต้องโดยบุคลากรเจ้าของเรื่องเสมอ ห้ามนำผลลัพธ์ไปใช้อ้างอิงหรือออกเอกสารจริงโดยทันที โดยเฉพาะข้อมูลข้อกฎหมาย ระเบียบกระทรวง และตัวเลขงบประมาณ

การสร้างความเข้าใจในเรื่องความปลอดภัย จะช่วยให้การใช้งาน AI ใน อปท. เกิดประโยชน์สูงสุด โดยไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงทางกฎหมายหรือความเสียหายต่อทางราชการ

แนวทางการพัฒนาทักษะบุคลากรเพื่อการเปลี่ยนผ่านที่ยั่งยืน

การเปลี่ยนผ่านองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นไปสู่ยุคดิจิทัลไม่ได้ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับ “ทักษะและทัศนคติ” ของบุคลากร งานการเจ้าหน้าที่และผู้บริหารจึงควรวางแนวทางพัฒนาทักษะ AI แบบค่อยเป็นค่อยไป เริ่มจากการสร้าง AI Literacy หรือความเข้าใจพื้นฐาน ให้บุคลากรเห็นว่า AI คือ “ผู้ช่วยงาน” ไม่ใช่สิ่งที่มาแย่งงาน

สรุปได้ว่า การปรับปรุงงานที่ยังใช้กระดาษและเอกสารกระจัดกระจายใน อปท. ควรเริ่มจากการประเมินจุดที่มีภาระงานซ้ำซ้อน นำ AI เข้ามาช่วยในการร่าง สรุป และจัดหมวดหมู่ ภายใต้การกำกับดูแลเรื่องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและการตรวจทานผลลัพธ์อย่างรัดกุม ซึ่งจะช่วยยกระดับการบริหารงานท้องถิ่นให้มีความสะดวกรวดเร็ว แม่นยำ และตอบสนองต่อประชาชนได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

---

บทความนี้ร่างขึ้นโดยระบบผลิตเนื้อหาอัตโนมัติที่ใช้ AI ของ M3 Thailand และผ่านการตรวจสอบคุณภาพด้วยระบบอัตโนมัติก่อนเผยแพร่ หากพบข้อมูลที่คลาดเคลื่อน โปรดแจ้งมาที่ [email protected] เพื่อแก้ไข