งานจัดซื้อจัดจ้างและการตรวจรับงานจ้างในองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) เป็นหนึ่งในกระบวนการที่มีความสำคัญสูงสุดต่อการพัฒนาท้องถิ่น แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นจุดที่สร้างความกังวลใจให้แก่เจ้าหน้าที่พัสดุ คณะกรรมการตรวจรับงานจ้าง และผู้ตรวจสอบภายในมากที่สุด เนื่องด้วยความซับซ้อนของระเบียบ กฎหมาย และรายละเอียดทางเทคนิคของโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศหรือนวัตกรรมใหม่ๆ ที่เพิ่มสูงขึ้น การดำเนินงานในรูปแบบเดิมที่พึ่งพาดุลยพินิจและเอกสารกระดาษเป็นหลัก จึงมักนำไปสู่ความผิดพลาดที่ไม่ตั้งใจ และเสี่ยงต่อการถูกทักท้วงจากหน่วยงานตรวจสอบภายนอก
การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) โดยการประยุกต์ใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ (e-Procurement) ร่วมกับเทคโนโลยีการตรวจสอบด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI Audit) ไม่ใช่เพียงเรื่องของการลดการใช้กระดาษ แต่คือการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่เพื่อป้องกันความเสี่ยง ถ่ายทอดความคุ้มครองแก่ผู้ปฏิบัติงาน และสร้างความโปร่งใสที่ตรวจสอบได้ในทุกขั้นตอน
จุดล้มเหลวที่ 1: การกำหนดขอบเขตงาน (TOR) ที่ไม่สอดคล้องกับเทคโนโลยีจริงและตรวจรับได้ยาก
ปัญหาแรกที่มักพบในโครงการของ อปท. คือการจัดทำขอบเขตของงานหรือรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ (TOR) ที่ไม่ชัดเจน หรืออ้างอิงจากแม่แบบเก่าที่ไม่ทันสมัย ส่งผลให้ข้อกำหนดทางเทคนิคขัดแย้งกับความเป็นจริงในปัจจุบัน หรือกำหนดเงื่อนไขที่ไม่สามารถส่งมอบและตรวจสอบได้จริงในขั้นตอนการตรวจรับ
เมื่อ TOR มีความคลุมเครือ คณะกรรมการตรวจรับงานจ้างจะไม่สามารถยืนยันได้ว่าส่งมอบงานครบถ้วนตามข้อกำหนดหรือไม่ นำไปสู่การตรวจรับที่ล่าช้า หรือหากตรวจรับไปแล้วก็อาจเสี่ยงต่อการถูกตรวจสอบย้อนหลังว่าตรวจรับงานไม่เป็นไปตาม TOR
แนวทางแก้ไขด้วยการออกแบบกระบวนการและการฝึกอบรม:
- จัดทำ คลังตัวอย่าง TOR มาตรฐาน (TOR Knowledge Base): นำระบบดิจิทัลมาใช้จัดเก็บและจำแนกหมวดหมู่ TOR ที่เคยผ่านการอนุมัติและไม่มีปัญหาในอดีต พร้อมระบบ AI ช่วยวิเคราะห์และแจ้งเตือนข้อความที่มีความเสี่ยง หรือสุ่มเสี่ยงต่อการล็อกสเปกก่อนประกาศใช้
- จัดอบรมเชิงปฏิบัติการด้านการเขียน TOR เชิงวิเคราะห์: มุ่งเน้นการยกระดับทักษะเจ้าหน้าที่พัสดุและส่วนราชการผู้จัดทำโครงการ ให้เข้าใจการกำหนดเกณฑ์การวัดผล (Key Deliverables) ที่เป็นรูปธรรม สามารถวัดมูลค่าและความสำเร็จของงานได้จริง
จุดล้มเหลวที่ 2: กระบวนการตรวจรับงานจ้างที่ขาดเครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องเชิงลึก
ในขั้นตอนการตรวจรับงาน คณะกรรมการตรวจรับซึ่งมักเป็นข้าราชการจากหลากหลายกองงาน อาจไม่ได้มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทางในเทคโนโลยีหรือเนื้องานนั้นๆ โดยตรง การตรวจสอบมักทำได้เพียงการตรวจเช็กเอกสารรายงานตามที่คู่สัญญายื่นเสนอ ซึ่งอาจมีเอกสารจำนวนมากหรือมีรายละเอียดซับซ้อนเกินกว่าจะตรวจสอบความถูกต้องได้อย่างถี่ถ้วนในเวลาที่จำกัด
ความล้มเหลวในจุดนี้มักเกิดจากการมองข้ามจุดผิดปกติในเอกสารส่งมอบ เช่น รายงานการทดสอบระบบที่ไม่ตรงกับสเปก รูปภาพการดำเนินงานที่ซ้ำซ้อน หรือเอกสารแนบที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งส่งผลกระทบทางกฎหมายโดยตรงต่อคณะกรรมการตรวจรับ
แนวทางแก้ไขด้วยการออกแบบกระบวนการและการฝึกอบรม:
- ประยุกต์ใช้ AI Audit ในขั้นตอน Pre-Audit: นำระบบตรวจสอบเอกสารอัตโนมัติมาช่วยสแกนและเปรียบเทียบเอกสารส่งมอบกับ TOR โดยระบบสามารถตรวจจับความซ้ำซ้อนของรูปภาพ ตรวจสอบลายมือชื่อ หรือเช็กความครบถ้วนของหัวข้อรายงานได้ก่อนนำส่งให้คณะกรรมการพิจารณา
- ยกระดับการทำงานผู้ตรวจสอบภายใน (Internal Audit Alignment): ปรับบทบาทของผู้ตรวจสอบภายในให้เข้ามามีส่วนร่วมในการให้คำแนะนำเชิงป้องกัน (Preventive Control) ตั้งแต่ช่วงการตรวจรับแต่ละงวดงาน มากกว่าการตามตรวจสอบหลังจากโครงการจบสิ้นแล้ว
จุดล้มเหลวที่ 3: การจัดเก็บเอกสารแบบกระจัดกระจายและขาดร่องรอยการตรวจสอบ (Audit Trail)
ปัญหาสำคัญเมื่อเวลาผ่านไปหลายปี คือการที่เอกสารประกอบโครงการหาย ลายมือชื่ออนุมัติไม่ครบถ้วน หรือไม่สามารถหาหลักฐานยืนยันเหตุผลในการแก้ไขสัญญาหรือการขยายเวลาได้ เมื่อมีการเข้าตรวจสอบย้อนหลัง เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบเดิมอาจย้ายภูมิลำเนาหรือเกษียณอายุราชการไปแล้ว ทิ้งให้ผู้ปฏิบัติงานปัจจุบันต้องรับภาระในการชี้แจงโดยไม่มีหลักฐานประกอบที่เพียงพอ
กระบวนการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษเพียงอย่างเดียว ไม่สามารถสร้างความมั่นใจในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลและการตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แนวทางแก้ไขด้วยการออกแบบกระบวนการและการฝึกอบรม:
- รวมศูนย์ข้อมูลบน Centralized e-Procurement Platform: จัดเก็บเอกสารโครงการทั้งหมดในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลที่ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ พร้อมบันทึกประวัติการเข้าถึง การแก้ไข และการอนุมัติ (Audit Trail) อย่างเป็นระบบ ไม่สามารถแก้ไขย้อนหลังโดยไร้ร่องรอยได้
- อบรมการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลตามมาตรฐานกฎหมาย: ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ให้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และแนวทางการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลให้มีผลผูกพันทางกฎหมายอย่างถูกต้อง
“การนำ e-Procurement และ AI Audit มาใช้ใน อปท. ไม่ใช่การจับผิดเจ้าหน้าที่ แต่คือการสร้างเกราะป้องกันทางกฎหมาย และช่วยให้คณะกรรมการตรวจรับทำงานได้อย่างสบายใจบนฐานข้อมูลที่ถูกต้อง”
สรุปแนวทางเชิงนโยบายเพื่อการนำไปปฏิบัติจริง
การป้องกันโครงการจัดซื้อจัดจ้างของ อปท. ไม่ให้ประสบความล้มเหลว จำเป็นต้องอาศัยการปรับปรุงทั้งในมิติของเทคโนโลยีและกระบวนการทำงานควบคู่กันไป ผู้บริหารท้องถิ่นควรมอบนโยบายในการปรับเปลี่ยนจากการทำงานที่เน้นเอกสาร ไปสู่การทำงานที่เน้นข้อมูล (Data-Driven Procurement)
เริ่มต้นจากการนำเครื่องมือช่วยตรวจสอบอัตโนมัติมาปรับใช้ในจุดที่มีความเสี่ยงสูง ร่วมกับการจัดโปรแกรมพัฒนาทักษะดิจิทัลให้แก่เจ้าหน้าที่พัสดุและคณะกรรมการตรวจรับอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้บุคลากรสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมั่นใจ โปร่งใส และเกิดประโยชน์สูงสุดแก่ประชาชนในท้องถิ่นอย่างแท้จริง
บทความนี้ร่างขึ้นโดยระบบผลิตเนื้อหาอัตโนมัติที่ใช้ AI ของ M3 Thailand และผ่านการตรวจสอบคุณภาพด้วยระบบอัตโนมัติก่อนเผยแพร่ หากพบข้อมูลที่คลาดเคลื่อน โปรดแจ้งมาที่ [email protected] เพื่อแก้ไข