โครงการ อปท. เดินช้าเพราะอะไร: เริ่มแก้ที่กระบวนการก่อนเลือก AI

โครงการของ อปท. มักเดินช้าเพราะข้อมูลกระจัดกระจาย ต้องค้นเอกสารซ้ำหลายรอบ และจุดส่งต่องานระหว่างกองไม่ชัดเจน ไม่ใช่เพราะขาดเครื่องมือที่ทันสมัย การมองกระบวนการทำงานให้ออกก่อน แล้วจึงเลือกจุดที่ AI ช่วยได้ จะทำให้การลงทุนคุ้มค่าและลดคอขวดได้จริง

บทความนี้ชวนสำรวจว่าความล่าช้าเกิดที่ไหน และควรจัดกระบวนการอย่างไรก่อนนำ AI เข้ามา

ทำไมงานถึงช้า ทั้งที่คนทำงานเต็มที่

ในหลายหน่วยงาน ความล่าช้าไม่ได้มาจากคนทำงานไม่ตั้งใจ แต่มาจากโครงสร้างของงานเอง ได้แก่

• ข้อมูลอยู่คนละแฟ้ม คนละระบบ ต้องตามหาซ้ำ
• งานหนึ่งเรื่องต้องผ่านหลายฝ่ายโดยไม่มีภาพรวมเดียวกัน
• ไม่มีจุดชี้ชัดว่าใครรับผิดชอบขั้นตอนใดต่อ
• เอกสารและการอนุมัติยังใช้กระดาษหรืออีเมลกระจาย

เมื่อรากของปัญหาคือกระบวนการ การเพิ่มเครื่องมือ AI ทับลงไปโดยไม่แก้กระบวนการ จะได้เครื่องมือใหม่ที่ไม่ได้ลดภาระเดิม

วิเคราะห์ workflow ก่อนใน 3 คำถาม

1. งานเดินผ่านใครบ้าง ตั้งแต่ต้นจนจบ

ลองวาดเส้นทางของงานหนึ่งเรื่อง เช่น เรื่องร้องเรียน ตั้งแต่รับเรื่องจนปิดเรื่อง จะเห็นจุดที่งานค้างและจุดที่ข้อมูลตกหล่นชัดขึ้น

2. ขั้นตอนใดใช้เวลามากที่สุด

จับเวลาคร่าว ๆ ในแต่ละขั้น จุดที่กินเวลามากมักคือการค้นหาเอกสาร การรออนุมัติ หรือการกรอกข้อมูลซ้ำ นี่คือจุดที่ AI หรือระบบ e-Document ช่วยได้มากที่สุด

3. ข้อมูลอะไรที่ต้องใช้ซ้ำ แต่หายาก

ระเบียบ หนังสือสั่งการ และรายงานเดิม ถ้ารวบรวมให้ค้นได้จากที่เดียว จะลดเวลาเริ่มงานของทุกฝ่าย

ขอประเมินงานซ้ำของหน่วยงานฟรี

จัดจุดส่งต่องานให้ข้อมูลไม่ตกหล่น

หลังเห็นภาพ workflow แล้ว ให้กำหนดให้ชัดว่าแต่ละขั้น ใครรับผิดชอบ ใช้ข้อมูลใด และส่งต่อให้ใคร เมื่อจุดส่งต่อชัดเจน AI จึงเข้ามาช่วยได้ตรงจุด เช่น สรุปเรื่องให้ผู้อนุมัติเห็นประเด็นเร็วขึ้น หรือแจ้งเตือนงานใกล้ครบกำหนด โดยยังให้คนเป็นผู้ตัดสินใจ

การเริ่มจากกระบวนการทำให้เลือก AI ได้อย่างมีเป้าหมาย ไม่ใช่เลือกเพราะเครื่องมือดูทันสมัย ทั้งนี้ AI เป็นเครื่องมือช่วยค้นหา สรุป และร่างงาน ส่วนการตรวจสอบความถูกต้องและการตัดสินใจยังเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่เสมอ

คำถามที่พบบ่อย

จำเป็นต้องมีระบบใหญ่ก่อนจึงจะเริ่มปรับ workflow ได้ไหม

ไม่จำเป็น เริ่มจากวาดเส้นทางงานหนึ่งเรื่องบนกระดาษหรือไฟล์ธรรมดาก็ได้ เป้าหมายคือเห็นคอขวดและจุดส่งต่อให้ชัดก่อน แล้วค่อยเลือกเครื่องมือให้เหมาะ

AI ช่วยแก้ปัญหา workflow ได้ทันทีเลยหรือไม่

AI ช่วยได้เมื่อกระบวนการชัดแล้ว หากยังไม่รู้ว่างานค้างที่ไหน AI จะช่วยได้จำกัด การจัดกระบวนการก่อนทำให้ AI เข้าไปลดเวลาในขั้นที่เป็นคอขวดจริง

บทสรุป

โครงการ อปท. จะเดินเร็วขึ้นเมื่อเริ่มแก้ที่กระบวนการก่อน มองให้ออกว่างานเดินผ่านใคร ขั้นใดกินเวลา และข้อมูลใดหายาก จากนั้นจึงเลือกจุดที่ AI ช่วยได้ตรงเป้า ผลลัพธ์คือคอขวดลดลง ข้อมูลไม่ตกหล่น และบริการประชาชนเร็วขึ้น

ต้องการวาง workflow และเลือกงานนำร่องที่วัดผลได้ ดูแนวทางที่ AI Automation อปท. หรือปรึกษาภาพรวมที่ ที่ปรึกษา AI อปท.

อ่านต่อ: ออกแบบจุดส่งต่องานอย่างไรให้ข้อมูลไม่ตกหล่นระหว่างกองงาน และ ลดเวลาค้นหาเอกสารราชการด้วย e-Document และ AI อย่างปลอดภัย

สนใจทักมาคุย ให้คำปรึกษาฟรี!