คำตอบสั้น
การใช้ ChatGPT ร่างหนังสือราชการอย่างถูกต้องตามระเบียบสารบรรณ ต้องใช้โครงสร้างคำสั่งแบบ 5 องค์ประกอบ (บทบาท + ชนิดหนังสือ + สาระสำคัญ + ระเบียบข้อห้าม + รูปแบบภาษา) โดยห้ามป้อนข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลลับราชการ และต้องตรวจทานคำขึ้นต้น-ลงท้าย เลขที่หนังสือ และข้อเท็จจริงก่อนเสนอผู้บริหารลงนามเสมอ
สรุปคำตอบสั้น (Direct Answer — Inverted Pyramid)
คำตอบสั้น: การใช้ ChatGPT ร่างหนังสือราชการอย่างถูกต้องตามระเบียบสารบรรณ ต้องใช้โครงสร้างคำสั่งแบบ 5 องค์ประกอบ (บทบาท + ชนิดหนังสือ + สาระสำคัญ + ระเบียบข้อห้าม + รูปแบบภาษา) โดย ห้ามป้อนข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลลับราชการ และเจ้าหน้าที่ต้องเป็นผู้ตรวจทานคำขึ้นต้น-ลงท้าย เลขที่หนังสือ และข้อเท็จจริงก่อนเสนอผู้บริหารลงนามเสมอ
1. กฎ 4 ข้อที่ต้องรู้ก่อนเริ่มร่างหนังสือราชการด้วย AI
| ข้อ | กฎการใช้งาน | รายละเอียดและข้อควรระวัง |
|---|---|---|
| 1 | ห้ามใส่ข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) | ห้ามใส่เลขบัตรประชาชน 13 หลัก, ชื่อ-นามสกุลจริงของประชาชน, ที่อยู่ หรือข้อมูลข้อร้องเรียน ให้ใช้ตัวแทน เช่น “นาย ก.” หรือ “ราษฎรหมู่ที่ 1” |
| 2 | AI ไม่รู้เลขที่หนังสือและวันที่ | เลขที่หนังสือราชการ (เช่น มท ๐๘๐๘.๒/…) และวัน เดือน ปี ต้องให้เจ้าหน้าที่สารบรรณเป็นผู้ออกเลขจริงเสมอ |
| 3 | ระเบียบสารบรรณต้องยึดต้นฉบับ | ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กำหนดฟอร์แมตตายตัว ห้ามให้ AI ดัดแปลงรูปแบบหนังสือ |
| 4 | คนรับผิดชอบคือผู้ลงนาม | ผลผลิตจาก AI เป็นเพียง “ร่างเอกสารขั้นต้น” เจ้าหน้าที่ผู้จัดทำต้องลงชื่อตรวจทาน |
2. ชุด Prompt ร่างหนังสือราชการ 3 รูปแบบ (คัดลอกใช้ได้ทันที)
รูปแบบที่ 1: หนังสือภายนอก (ติดต่อหน่วยงานอื่น / ภาคเอกชน)
คุณเป็นเจ้าหน้าที่ธุรการ อบต. ที่เชี่ยวชาญระเบียบงานสารบรรณ
ช่วยร่าง "หนังสือภายนอก" ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
- เรื่อง: [ระบุเรื่อง เช่น ขอความอนุเคราะห์วิทยากรโครงการอบรมดิจิทัล]
- เรียน: [ระบุตำแหน่งผู้รับ เช่น ผู้อำนวยการศูนย์การเรียนรู้...]
- อ้างถึง: (ถ้ามี) [ระบุหนังสือเดิม]
- สิ่งที่ส่งมาด้วย: (ถ้ามี) [ระบุ เช่น กำหนดการโครงการ]
- สาระสำคัญ:
ย่อหน้า 1 (เหตุที่มีหนังสือไป): [ระบุความเป็นมา]
ย่อหน้า 2 (จุดประสงค์ความต้องการ): [ขอความอนุเคราะห์ / เชิญประชุม]
ย่อหน้า 3 (ข้อสรุป/คำลงท้าย): [จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา...]
- เงื่อนไขสำคัญ:
1. ใช้ภาษาราชการที่เป็นทางการ กระชับ สุภาพ
2. ไม่แต่งเติมข้อเท็จจริงเอง หากข้อมูลไม่ครบให้ใส่เครื่องหมาย [...] ไว้ให้เจ้าหน้าที่เติมรูปแบบที่ 2: หนังสือภายใน (บันทึกข้อความเสนอผู้บริหาร)
คุณเป็นเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานส่วนราชการ อบต./เทศบาล
ช่วยร่าง "บันทึกข้อความ" เสนอนายก อบต. ผ่านปลัด อบต.
- ส่วนราชการ: [ระบุ เช่น สำนักปลัด อบต....]
- เรื่อง: [รายงานผลการดำเนินงาน / ขออนุมัติจัดโครงการ...]
- เรียน: นายกองค์การบริหารส่วนตำบล [ชื่อ] (ผ่านปลัด อบต.)
- ข้อความที่ต้องการสื่อ:
1. ต้นเรื่อง: [อ้างถึงมติ/โครงการเดิม]
2. ข้อเท็จจริง: [รายละเอียดสิ่งที่ได้ดำเนินการไปแล้ว หรือความจำเป็น]
3. ข้อกฎหมาย/ระเบียบ: [ระบุตามระเบียบกระทรวงมหาดไทย/ข้อบัญญัติ]
4. ข้อเสนอ: [จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ...]
- เงื่อนไข: กระชับ เป็นประเด็นชัดเจน ไม่เกิน 1หน้ากระดาษ A4รูปแบบที่ 3: หนังสือตอบข้อร้องเรียนของประชาชน
คุณเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายกฎหมายและงานร้องเรียน อปท.
ช่วยร่างหนังสือตอบข้อร้องทุกข์ของประชาชน
- หัวข้อเรื่อง: [เช่น แจ้งผลการตรวจสอบกรณีไฟฟ้าสาธารณะชำรุด]
- เรียน: [ผู้ร้องเรียน - ใช้นามสมมุติ นาย ก.]
- ข้อเท็จจริงที่ตรวจสอบพบ: [ระบุ เช่น กองช่างได้ลงพื้นที่ตรวจสอบเมื่อวันที่...]
- มาตรการแก้ไขและกำหนดเวลา: [ได้เปลี่ยนหลอดไฟเสร็จสิ้นแล้ว หรือจะดำเนินการภายใน 3 วันทำการ]
- โทนเสียง: สุภาพ แสดงความใส่ใจ ไม่ใช้ภาษากฎหมายที่เข้าใจยากเกินไป และขอบคุณประชาชนที่ช่วยแจ้งเบาะแส3. สิ่งที่ AI ทำได้ vs สิ่งที่เจ้าหน้าที่ต้องตรวจทานเอง
| รายการ | ให้ ChatGPT ช่วยทำได้ | ต้องให้เจ้าหน้าที่ตรวจเอง 100% |
|---|---|---|
| เรียบเรียงสำนวนภาษาราชการให้กระชับ | ทำได้ดีมาก | ❌ |
| สรุปประเด็นใจความสำคัญจากรายงานยาว ๆ | ทำได้รวดเร็ว | ❌ |
| ตรวจสอบความถูกต้องของเลขระเบียบและข้อกฎหมาย | ⚠️ เสี่ยง AI หลอน | ต้องเปิดตัวบทจริงตรวจ |
| ตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขงบประมาณ | ⚠️ ต้องระบุให้ชัด | ต้องตรวจยอดรวมและหลักฐาน |
| การออกเลขที่หนังสือและการลงนาม | ❌ ทำไม่ได้ | งานสารบรรณตามระบบ |
4. แหล่งอ้างอิงปฐมภูมิ (Primary Sources)
- ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม — ราชกิจจานุเบกษา
- แนวทางการจัดทำหนังสือราชการอิเล็กทรอนิกส์ — กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น (สถ.)
- พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) — สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
5. ต้องการชุด Prompt งานราชการครบทุกกอง (20 งาน)?
M3Thailand ได้จัดทำ “คู่มือ Prompt ราชการสำหรับ อบต. และเทศบาล (PDF)” แยกหมวดหมู่ตามกองงาน:
- งานธุรการและสารบรรณ
- งานจัดซื้อจัดจ้างและพัสดุ
- งานกองช่างและตรวจรับ
- งานสาธารณสุขและแผนพัฒนาท้องถิ่น
👉 แอด LINE OA @suz3984q รับเล่มคู่มือ PDF ฟรีทันที
